Akademik mail, yalnızca eğitim hayatınızda değil aynı zamanda iş hayatınızda da önemlidir. Profesyonel kariyerinizin önemli bir parçası olan akademik mailler hazırlanırken dikkat edilmesi gereken birçok farklı detay vardır.
Mail adresin en önemli konusudur. Bu sebeple, mail adresinizin akademik kimliğinize uyumlu olması gerekir. Eski kullandığınız mail adresinizi değiştirerek akademik mailleri oluşturabilmek için geçmeniz gereken ilk basamağı atlatabilirsiniz.
Konu Bölümü
Konu kısmına açıklamaya yazdığınız sorunun başlığını yazabilirsiniz. Örneğin, devamsızlık ile ilgili bir dersle alakalı durumu bildirmeniz gerekiyorsa konu kısmına ‘’tarih derse devamsızlığım hk.’’ Yazabilirsiniz. Böylelikle maili alan kişi neyden bahsedileceğini anlamış olur.
Giriş Kısmı
Maile başlarken hitapsız bir girişte bulunmanız geri dönüş almamanıza sebep olabilir. Selamlaşma şeklini mümkün olduğu kadar mesafeli ilerletmelisiniz. Mail atacağınız zaman selamlaşma kısmından sonra hitap ettiğiniz kişinin ismini ve soy ismini de geçirmelisiniz.
Kendini Tanıtma ve Konuya Giriş Kısmı
Giriş kısmını yaptıysanız doğrudan konuya girmek yerine ilk olarak kendinizi tanıtmalısınız. Kendinizi tanıttıysanız probleminiz bulunuyorsa uzun uzun yazmak yerine net olmalısınız. Örneğin, o gün o derse katılamadıysanız ve katılamamanız bir problem teşkil ediyorsa bunu açıklayabilecek bir mail göndermelisiniz.
Kapanış Kısmı
Kendinizi tanıttıktan ve sorununuzu anlattıktan sonra gönder tuşuna basmadan önce yapmanız gereken son bir detay vardır. Giriş kısmında selam verdiğiniz gibi çıkış kısmında da iyi dileklerinizle mailinizi bitirmelisiniz.
Mail Dili
Akademik maillerde kendiniz olmalısınız. Emojiler kullanmaktan uzak, ciddi ve net bir tavır sergilemelisiniz. Yazım kurallarına ise kesinlikle dikkat etmelisiniz. İmla kurallarına uyumlu, anlatmak istediğinizi net bir şekilde anlatabilen ve saygılı bir dil benimsemelisiniz. Tek bir mail içerisinde o sorununuz ile ilgili tüm detayları karşı tarafa sağlıklı bir şekilde aktarmalısınız.
Mail göndereceğiniz kişinin, mailinizi okuduğu zaman tek seferde tüm detayları öğrenmiş olması alacağınız geri dönüşün oranını da artıracaktır. Son olarak mailinizi göndermeden önce son bir kez kontrol etmeniz sizin için yararlı olabilir. Böylelikle olası problemler için iyi bir önlem almış olursunuz. Akademik mail için Kampüste Ne Var’da yer alan ipuçlarına da göz atabilirsiniz.